Quali sono le mansioni svolte da hostess per congressi?

Vuoi diventare una hostess per congressi? Questa guida creata da hostess World by Verbavox ti aiuterà a scoprire quali sono le mansioni da svolgere e le competenze necessarie per diventare hostess di eventi aziendali, promoter e steward, e quali sono i requisiti per offrire un servizio professionale.

Innanzitutto, è necessario sapere quali sono le occasioni in cui entra in gioco la figura dell’ hostess per congressi. In generale, si tratta di convegni, congressi, fiere e manifestazioni in cui diventa imprescindibile la presenza di professionisti che si occupano dell’ accoglienza degli ospiti in eventi e di rappresentare un’azienda.

Requisiti per diventare hostess per congressi, promoter e steward

• Ottima presentazione: avere cura della propria immagine è uno dei requisiti fondamentali per intraprendere questa carriera. Non basta indossare un bel vestito o truccarsi; è anche importante sapersi vestire in modo consono e presentarsi sempre puliti e ordinati. Attenti però! I look troppo eccentrici e vistosi potrebbero ottenere un effetto opposto a quello sperato, risultando fuori luogo. Il nostro consiglio è quello di optare per un abbigliamento elegante (preferisci toni e colori neutri), un trucco leggero e dei tacchi alti (ma comodi) per le donne. Ricorda che è importante che tu ti senta a tuo agio con ciò che indossi, in quanto sensazioni contrarie potrebbero facilmente essere trasmesse al cliente, provocando disagio o imbarazzo. Nella maggior parte dei casi le agenzie che ti assumono forniranno delle divise da indossare (di solito camicia e gonna per le donne e un completo per gli uomini) o comunque ti daranno precise indicazioni su come presentarti all’evento.

• Competenze linguistiche: molto spesso le hostess per congressi sono richieste per interpretazioni e traduzioni nell’ambito di trattative di vendita o di informazione per clienti e visitatori stranieri. Le competenze linguistiche richieste fanno riferimento al dominio fluente di una o più lingue straniere (quelle europee sono le più richieste) e soprattutto al saper mettere in pratica le tecniche di traduzione a vista, interpretazione dialogica, simultanea e consecutiva. Sei hai conseguito un titolo di studio in mediazione linguistica interculturale o hai una laurea che ti assicura queste capacità, sappi che sei la candidata ideale per la professione di hostess per eventi aziendali.

• Caratteristiche personali: Essere Hostess per congressi, così come promoter e steward significa entrare in contatto ogni giorno con centinaia di persone diverse. Il fatto che sia un lavoro che ha a che fare con il pubblico implica avere determinate qualità caratteriali, un’ eccellente dialettica e molta pazienza. Ricorda che sei il biglietto da visita dell’azienda che stai rappresentando; quindi, fare una buona impressione è fondamentale. In particolare, devi mostrarti sempre aperta/o e disponibile, avere una buona dote comunicativa, essere gentile e solare. Riassumendo, avere un’ eccellente dialettica non è tutto… è anche importante mettere il cliente a proprio agio e creare un ambiente tranquillo e sereno per concludere eventuali trattative. Ultimo ma non meno importante, ti sarà di grande aiuto sviluppare la dote della pazienza; collaborare con tante persone significa anche trovarsi di fronte a problemi improvvisi o imprevisti logistici da risolvere. In questi casi non farti prendere dal panico, reagisci e mostra le tue capacità di problem solving.

Dopo aver chiarito quali sono le caratteristiche richieste per hostess di eventi aziendali, promoter e steward, vediamo nello specifico quali sono le mansioni svolte da hostess per congressi.

Le mansioni svolte da hostess per congressi

• Organizzazione e allestimento dell’evento: il lavoro di una hostess per congressi non si svolge solo durante l’evento aziendale, ma inizia molto prima. Dopo una riunione informativa in cui vengono fornite tutte le informazioni riguardo l’azienda, l’hostess inizia a collaborare nell’allestimento del luogo che ospiterà il congresso. Questo prevede mansioni come posizionare le decorazioni, i volantini, abbellire lo stand, preparare i bigliettini da visita e assicurarsi che gli ospiti vengano accolti in una zona comoda e confortevole. Potrebbe anche essere richiesta la preparazione di un programma con tutte le attività previste nell’arco del convegno, per far si che ogni membro dello staff sia agevolato nello svolgimento dei propri incarichi.

• Accoglienza ospiti di eventi: è normale che gli ospiti che partecipano a un evento si sentano un po' disorientati appena arrivati, soprattutto se si tratta di un grande congresso. Qui entra in gioco la figura dell’ hostess per congressi, che grazie alla sua capacità di coinvolgimento riuscirà a mettere ogni visitatore a proprio agio, facendolo sentire quasi a casa propria. Fornirà infatti tutte le informazioni richieste dagli ospiti, spiegherà il programma dell’evento, distribuirà volantini e gadget, guiderà gli ospiti tra i vari stand e registrerà i partecipanti con cui si interfaccia. Ricorda che una buona accoglienza ospiti di eventi si traduce in un’ ottima presentazione dell’azienda per cui stai lavorando.

• Attira possibili clienti: le mansioni sopra elencate sono volte al principale obiettivo di chi ingaggia una hostess per congressi: attirare nuovi clienti. Delle buone competenze linguistiche, un servizio professionale e la buona riuscita dell’ accoglienza ospiti in eventi sono l’arma vincente per raggiungere questo obiettivo. Il segreto è quello di non essere troppo oppressive con i visitatori, né di annoiarli con lunghi monologhi sul prodotto che state rappresentando, risulta invece più proficuo rivolgere domande agli ospiti e lasciare che loro indichino quello che stanno cercando. In questo modo si evita anche di perdere tempo con persone che non sono realmente interessate.

• Presentazione: dopo aver incuriosito un bel gruppo di visitatori una hostess per congressi potrebbe anche essere chiamata a presentare un prodotto specifico di un’azienda o a gestire un discorso in pubblico. In questi casi è necessario arrivare preparate e avere chiaro in mente cosa dire e come dirlo. Qui entra in gioco l’arte di saper parlare in pubblico e la capacità di rispondere a eventuali domande fornendo informazioni chiare e precise.

• Interpretariato: nella maggior parte degli eventi vengono invitate a partecipare anche persone provenienti dall’estero e che quindi non è detto che sappiano l’italiano. In questi casi entrano in gioco le competenze linguistiche di cui abbiamo parlato prima. Una hostess per congressi deve pertanto svolgere la mansione di interprete simultanea (ad esempio nel caso in cui ci sia un visitatore interessato a un discorso pronunciato da un oratore al momento) e deve anche occuparsi di tradurre a vista le brochure in esposizione o documenti coinvolti in eventuali trattative di affari.

• Gestire gli spostamenti: un’altra responsabilità attribuita alle hostess per eventi aziendali è quella di fornire assistenza a quei visitatori che cercano un hotel in cui soggiornare per la durata dell’evento, accompagnare o aspettare all’aeroporto eventuali clienti invitati ad assistere al congresso, e gestire i piccoli spostamenti nella città per mangiare o per svago.

• Congedo dei partecipanti: il lavoro delle hostess per congressi si conclude solo dopo che hanno salutato gli ospiti, rilasciato loro un attestato di partecipazione o un questionario che dovranno compilare per indicare il loro grado di soddisfazione e dopo aver aiutato gli organizzatori a sistemare la sala che hanno allestito all’inizio dell’evento.

È importante precisare che tutte le mansioni che abbiamo elencato valgono per la maggior parte sia per hostess che per promoter e steward, anche se ci sono delle piccole differenze tra loro che chiariremo in un altro articolo.

Ora tocca a te! Dopo aver fatto luce su tutte le mansioni e le caratteristiche professionali non ti resta che inoltrare una richiesta di lavoro presso l’agenzia che preferisci in base alla zona in cui risiedi. Di seguito ti forniamo esempi su come offrire la tua disponibilità per hostess eventi a Venezia, hostess eventi a Firenze, hostess eventi a Bologna e hostess eventi a Milano, città in cui queste figure professionali vengono maggiormente richieste, principalmente per via del grande numero di convegni che ospitano ogni anno.

Esempi di annunci di lavoro per hostess per congressi

Se digiti sulla barra di ricerca di Google “ hostess eventi Venezia “, “ hostess eventi Firenze “, “ hostess eventi Bologna “ o “ hostess eventi Milano ” ti troverai di fronte a decine e decine di annunci di agenzie che cercano hostess per congressi, se ti senti disorientato niente paura! Hostess World by Verbavox ti aiuterà a trovare l’offerta di lavoro adatta a te.

In ogni annuncio viene in genere specificato di che tipo di lavoro si tratta, se è un lavoro part time o full time, il luogo in cui si terrà l’evento, i giorni che ti terranno occupato e soprattutto le competenze che ti verranno richieste (accoglienza ospiti di eventi, traduzione, presentazione di prodotti…). Se vuoi inoltrare domanda è necessario essere in possesso di un curriculum vitae con foto e di un’efficace lettera motivazionale che convinca il datore di lavoro a sceglierti. A prescindere che tu faccia richiesta per lavorare come hostess eventi a Venezia, hostess eventi a Firenze, hostess eventi a Bologna o hostess eventi a Milano, il nostro consiglio è quello di leggere con attenzione tutte le informazioni contenute nell’annuncio e di optare per quelle agenzie che mettono in chiaro fin da subito salario e condizioni di lavoro. Attenzione!

È fondamentale affidarsi a un’agenzia seria e professionale, per scoprire come riconoscerle leggi il nostro articolo a riguardo.

Hostess World by Verbavox ti augura buon lavoro e un brillante futuro come hostess per eventi aziendali.