Cinque consigli per un evento aziendale di successo

In un mondo sempre più attento alle connessioni sociali come quello in cui viviamo oggigiorno è impensabile per un’azienda non organizzare un evento aziendale, fondamentale per la comunicazione tra il brand e i suoi clienti ma soprattutto tra gli stessi team del brand.

Cosa si intende per evento aziendale?

Un evento aziendale è, per definizione, un incontro dedicato non solo alle persone che lavorano per un’azienda, ma è anche destinato a fidelizzare quei clienti che danni si affidano a quell’azienda per i suoi prodotti o servizi.

È, perciò, nel maggiore interesse dell'azienda che consigliamo di organizzare un evento aziendale. Difatti, sono davvero molti gli obiettivi che ci si possono raggiungere con un evento aziendale, spesso in linea con quelli più generali della comunicazione e del marketing aziendale. Questo evento darà alla tua società la possibilità di sviluppare nuovi contatti, di consolidare quelli esistenti e di aprirsi a nuove opportunità di crescita.

Naturalmente, quando si organizzano eventi di questo tipo nulla va lasciato al caso, neppure il periodo dell’anno in cui si sceglie di tenere l’evento. È sempre meglio curare ogni dettaglio nei minimi particolari, ma ci sono delle piccole accortezze che vanno adottate per rendere il vostro evento il più efficace e piacevole possibile.

Consigli per un evento aziendale a regola d'arte:

1. Scegli la location giusta per il tuo evento aziendale

In primo luogo, è importante presentarsi al pubblico in un luogo che rappresenti i valori e i principi dell’azienda, perché organizzare un evento aziendale è, in qualche modo, come consegnare il proprio biglietto da visita a un soggetto interessato. Già dall’invito si stabiliscono, quindi, delle aspettative nel pubblico di riferimento.

Tanti sono i fattori che contribuiscono a influenzare la brand image e la scelta della location e dei relativi servizi dedicati agli ospiti sono alcuni di quelli. Diversi tipi di eventi aziendali richiedono anche location diverse, dal momento che le caratteristiche di ognuna devono sposarsi con la vision dell’azienda ospitante.

Il numero dei partecipanti, dove si trova il luogo, la necessità o meno di un servizio catering o meno: questi sono diversi fattori che vanno presi in considerazione quando ci si accinge a scegliere una location adatta per l'evento.

2. Ingaggia hostess e steward per eventi aziendali

Naturalmente, la location è importante, ma non è tutto. Anche i vari servizi dedicati agli ospiti dell’evento vanno scelti con attenzione e un aspetto che non si può trascurare è la selezione del personale per il vostro evento.

Non si tratta di catering, nonostante anch’esso non vada trascurato, ma di un altro tipo di servizio che spesso ricorre nelle fiere: hostess e steward per eventi. Qualunque sia l’obiettivo del meeting aziendale, un servizio hostess è essenziale per garantire un'ottima accoglienza del cliente e per l’interazione con i collaboratori. Inoltre, si occuperà dell’allestimento del locale e distribuirà a ogni visitatore i gadget del brand. Un’hostess per eventi aziendali è, quindi, un investimento ben speso.

Per una soirée elegante tra azienda, collaboratori, dipendenti e clienti, un servizio di hostess per serate farà sentire gli ospiti a proprio agio e assicurerà un evento di successo!

Per non parlare degli steward: un vero e proprio asso nella manica grazie alla loro capacità di relazionarsi con persone diverse.

Spesso e volentieri queste figure professionali sono tenute a conoscere una o più lingue straniere, che può rivelarsi molto utile se all'evento parteciperanno clienti o partner stranieri. Per un servizio di hostess e steward a Roma, nella capitale, la conoscenza di almeno una seconda lingua è essenziale.

Steward e hostess possono essere la chiave di volta del tuo evento: simbolo di professionalità e affidabilità, questi valori non potranno che essere associati anche con il tuo brand nella mente del cliente.

3. Fai un briefing pre-evento con il team

Sembra una banalità, ma prima di iniziare un evento tanto importante è fondamentale riunirsi, controllare che ogni aspetto sia curato nei minimi dettagli e ripetersi quali siano gli obiettivi che si puntano a raggiungere con questo incontro.

Come abbiamo già stabilito all’inizio, niente può essere lasciato al caso e avere ben chiaro in mente gli obiettivo dell’evento è alla base di tutto. Sia che si tratti di festeggiare l’anniversario dell’azienda insieme a centinaia di ospiti oppure che si organizzi una serata di gala riservata a pochi partner di prestigio, è essenziale avere una strategia ben definita e sapere sempre qual è il traguardo finale.

Stabilire, perciò, una linea guida è fondamentale, ma ancora più importante è pensare che tipo di esperienza si vuole far vivere ai propri ospiti. Ovviamente dovrà essere un’esperienza positiva, ma a seconda degli obiettivi che vi siete preposti, cambierà anche il modo in cui gli ospiti vivranno l'evento.

L'azienda, infatti, dovrà condividere il palcoscenico con un altro protagonista: l’invitato. Stabilire a quale target ci si vuole rivolgere va a pari passo con gli obiettivi che propone l’azienda.

4. Promuovi l’evento

Se vuoi che quanta più gente possibile venga a conoscenza dell'evento, la strada da percorre è solo una: la pubblicità. Affinché abbia successo, infatti, un evento aziendale deve essere pubblicizzato in vari modi, tenendo sempre conto della sua natura e degli invitati.

I mezzi e le strategie di comunicazione, soprattutto al giorno d’oggi, sono molto numerosi ed è importante scegliere quello che meglio si adatta al tuo tipo di evento. Non possono mancare gli inviti; siano essi cartacei dal tocco più vintage o digitali più moderni, sono il modo più diretto per comunicare agli ospiti la data dell'evento e assicurarsi la loro presenza.

Inoltre, tutto l’arsenale dei materiali promozionali, che verrà distribuito da un servizio di steward e hostess, renderà subito riconoscibile l'azienda agli occhi dei clienti. Brochure informative, programma del meeting, volantini, locandine e chi più ne ha più ne metta. Nulla che faccia riferimento alla tua azienda sarà mai abbastanza. L’importante è che il budget non venga sforato.

Infine, al giorno d’oggi non possiamo dimenticare di tutte le possibilità che il web ci offre. La pubblicazione di un redatto comunicato stampa sul sito aziendale è d’obbligo, ma è altrettanto importante sfruttare i social network per far sì che la voce si sparga a un pubblico più vasto di quello che il nostro sito web può raggiungere.

Tuttavia, la fase di promozione non termina quando l’evento comincia. Così come prima dell’evento è altrettanto importante promuoverlo quando è concluso. Quale modo migliore per assicurarsi un pubblico ancora maggiore l’anno successivo, se non lasciare l’acquolina in bocca a coloro che non hanno potuto parteciparci perché non ne erano a conoscenza?

5. Organizza un servizio di intrattenimento per gli ospiti

Quando si è presi dall’organizzazione di un evento, spesso non ci si concentra su un protagonista importante: l’ospite. L’ultima cosa che si vuole vedere a un meeting è qualcuno con la testa china su un cellulare che non vede l’ora di andarsene.

Rimanendo sempre seri, è importante anche includere dei momenti più leggeri affinché i visitatori possano vivere un’esperienza positiva e conviviale, che sicuramente li invoglierà a tornare. Inoltre, è l’idea perfetta per le aziende che vogliono offrire una serata di relax e spensieratezza ai propri dipendenti o collaboratori.

In questo modo, si riuscirà a fare breccia nei cuori dei partecipanti essendo interessanti e originali, ma per ottenere questo risultato, non ci si può improvvisare professionista. È sempre meglio affidarsi a esperti del mestiere.

Dove trovare professionisti per organizzare eventi aziendali?

Da anni Hostess World by Verbavox si impegna a organizzare la buona riuscita di eventi aziendali di successo selezionando solamente personale per eventi altamente qualificato e occupandosi di ogni aspetto che un organizzatore poco esperto avrebbe potuto trascurare.

In particolar modo, Hostess World by Verbavox è un’azienda rinomata e apprezzata per i propri servizi di hostess e steward, che, come abbiamo già sottolineato, possono rivelarsi un asso nella manica per ogni tipo di evento.

Cosa aspetti? Non farti cogliere impreparato. Al tuo prossimo evento, scegli la professionalità e l’affibidalità: scegli Hostess World by Verbavox e il suo servizio di Hostess per evento aziendale; la tua immagine di marca non potrà che giovarne.

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