L’hôtesse événementielle est une figure centrale de tous types d’événements, étant donné qu’elle est souvent la première et dernière personne qu’un invité voit.
Elle cumule toute une variété de missions, allant de la prise en charge de l’accueil des visiteurs à la mise en valeur de certains produits en faisant la démonstration, en passant par l’orientation des visiteurs au sein du lieu, la gestion des entrées et des vestiaires, la distribution des badges, et, dans le cas des hôtesses pour salon professionnel entre autres, la distribution de goodies.
Ce métier, s’il peut paraitre facile au premier abord, peut se montrer très exigeant. Pour en apprendre plus sur les hôtesses événementielles, nous vous invitons à lire la suite de l’article.
Quelles sont les spécificités des métiers de l’événementiel ?
Une hôtesse événementielle est en contact constant avec le public. C’est pourquoi elle se doit d’être parfaitement à l’aise à l’oral et d’avoir un excellent relationnel, que ce soit de façon verbale ou non-verbale. L’hôtesse événementielle est polie, respectueuse, et à l’écoute. Son élocution est parfaite et sa posture est professionnelle. Elle doit être accueillante, souriante et sûre d’elle pour mettre à l’aise les invités.
Ce métier demande aussi beaucoup de patience et d’empathie. L’hôtesse événementielle doit faire preuve de ces deux qualités face à des visiteurs parfois peu courtois ou stressés. Elle doit garder son calme et maintenir son professionnalisme en toutes circonstances, afin de gagner la confiance de ses interlocuteurs et de donner une bonne image de l’entreprise qui l’emploie.
En contact direct avec les visiteurs, l’hôtesse événementielle doit adopter une apparence irréprochable. L’hôtesse pour salon professionnel est considérée comme la vitrine de l’entreprise pour laquelle elle travaille, c’est pourquoi elle doit apparaitre professionnelle et accueillante.
Une hôtesse événementielle travaille en général sur des événements très variés, qui peuvent attirer des gens venus du monde entier. Les hôtesses multilingues sont ainsi une nécessité pour tout événement à portée internationale. L’hôtesse multilingue doit savoir parler couramment anglais, étant donné le caractère universel de cette langue.
Dans le cadre des événements impliquant des entreprises, l’hôtesse événementielle doit avoir une bonne connaissance des produits et services de son employeur, ainsi que du marché. Une hôtesse pour salon professionnel doit en savoir suffisamment au sujet de l’entreprise qui l’emploie pour pouvoir informer correctement les visiteurs.
La polyvalence du métier d’hôtesse événementielle signifie que celle-ci doit avoir un sens de l’organisation sans faille afin de pouvoir gérer plusieurs tâches à la fois. De plus, le travail d’une hôtesse pour salon professionnel est physiquement taxant, en raison des heures qu’elle doit passer debout, généralement en talons.
Sur quels événements une hôtesse d’accueil événementielle peut-elle travailler ?
Une hôtesse événementielle exerce sa profession dans des cadres très variés. Si les missions de l’hôtesse événementielle sont souvent similaires, les événements, eux, sont incroyablement diversifiés.
Une hôtesse pour salon professionnel peut travailler dans des salons comme la Paris Game Week, lors de foires comme la Foire de Paris, mais aussi à des événements en lien avec une activité ou une industrie spécifique, tel que le Salon du Livre. Ces événements peuvent être nationaux ou internationaux, ces derniers nécessitant la présence d’une hôtesse multilingue.
Les hôtesses événementielles se retrouvent également à des congrès, des conférences, des colloques, des réunions politiques, des cocktails, des showrooms, des manifestations sportives (allant d’un tournoi de tennis à la coupe du monde de football), ou bien encore des événements d’entreprise.
Une telle diversité permet aux hôtesses événementielles d’avoir des connaissances approfondies dans de nombreux domaines, et montre leur grande capacité d’adaptation.
Les hôtesses événementielles peuvent choisir de découvrir de nouveaux secteurs d’activités ou alors de se spécialiser dans certaines industries pour en devenir de véritables expertes.
Trouver les meilleurs prestataires événementiels
Avant tout, il est primordial de bien définir vos besoins. Il faut également tenir compte du budget que vous pouvez consacrer à l’embauche d’une hôtesse événementielle avant de vous décider. Posez-vous les bonnes questions. Avez-vous besoin d’une hôtesse multilingue ? Quelles missions voulez-vous que l’hôtesse événementielle accomplisse ? Vous faut-il une hôtesse pour salon professionnel ou simplement une hôtesse événementielle ?
Ensuite, vous devez choisir la bonne entreprise pour vous fournir l’hôtesse événementielle qui correspondra le mieux à vos besoins. Les prestataires offrant les services d’hôtesses événementielles doivent avoir un certain nombre de qualités qui garantissent leur professionnalisme et leur sérieux.
Un bon prestataire événementiel répond à votre première prise de contact dans un délai raisonnable de deux jours tout au plus. Un prestataire qui dépasse ce délai risque de ne pas respecter les délais que vous pourriez lui imposer.
Les meilleurs prestataires événementiels ne se contentent pas d’écouter passivement vos idées, ils en proposent d’eux-mêmes, sont capables de prendre les devants et de mettre leur expérience au service de votre réussite.
Toutefois, ils doivent aussi être capables de se montrer à l’écoute, de ne pas étouffer vos idées et envies, mais, au contraire, de vous aider à réaliser vos désirs et de suivre votre vision des choses. Ils doivent également se montrer disponibles pour échanger avec vous afin que tout se déroule le mieux possible.
Par-dessus tout, un bon prestataire événementiel doit avoir une grande capacité d’adaptation. Les événements, quels qu’ils soient, sont sujets aux imprévus, allant des aléas météorologiques aux problèmes techniques, en passant par un défaut de DJ, une erreur dans les commandes d’amuse-bouche ou encore un nombre insuffisant de goodies. Pouvoir faire face à de tels imprévus et être capable d’improviser une solution aux problèmes sont des qualités essentielles pour tout bon prestataire événementiel.
Le choix de votre prestataire événementiel n’est pas anodin. Il se doit d’être minutieusement étudié afin de vous assurer de faire appel à l’entreprise la plus à même de vous mener sur la voie du succès.
N’oubliez pas que votre tâche ne se limite pas à l’organisation de l’événement : il y a tout un travail post-événement que vous devez accomplir. Vous devez dresser un bilan de l’événement avec votre prestataire événementiel afin de définir les éléments qui pourraient être améliorés pour la prochaine fois, autant de votre côté que de celui de votre prestataire événementiel.
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